Журнал «Кадровое дело»,
№ 04 апрель 2012
Подписка на журнал «Кадровое дело»

На что прежде всего обращает внимание ФСС, проверяя больничные листы? - Правильно ли заполнен бланк и как рассчитано пособие.

Будет ли нарушением, если листок нетрудоспособности заполнен прописными буквами? - Нет, не будет, если записи читаются четко.

Могут ли у проверяющих возникнуть претензии, если больничный подписан не руководителем организации? - Нет, не могут, если право подписи передано надлежащим образом.

С 1 июля 2011 года вступила в силу новая форма больничного, и по сей день вызывающая у специалистов множество вопросов. И зачастую многие работодатели заполняют новый бланк неправильно. Поэтому, проводя проверки, Фонд социального страхования все чаще обращает свое внимание на то, как оформлены листки нетрудоспособности. Кроме того, он может не принять к зачету суммы неправильно выплаченного пособия2. Вот почему важно вовремя выявить все ошибки и правильно их исправить до того, как в вашу компанию придет проверяющий. На что обращать внимание при проверке прежде всего? Как действовать, если работник принес больничный с ошибкой?

Сотрудник принес в отдел кадров листок нетрудоспособности. Что вы должны сделать в первую очередь, чтобы избежать претензий со стороны ФСС, связанных с тем, что вы оплатили неправильно заполненный листок нетрудоспособности?

Внимание!
Наличие в наименовании организации кавычек, точек, запятых или тире не является основанием для отказа в выплате пособий (письмо ФСС России от 5 августа 2011 г. № 14-03-11/05-8545).

Шаг 1. Проверяем подлинность бланка. Чтобы разобраться в том, подлинный ли перед вами листок нетрудоспособности, возьмите его в руки и обратите внимание на:

• цвет (бланк имеет голубой фон, а поля для заполнения - светло желтый);
• размер (новый бланк имеет формат А4, или 210 на 297 мм);
• бумагу (бланк выполнен на специальной бумаге, с водяным знаком в виде логотипа ФСС России);
• правый верхний угол бланка (в нем должен быть расположен штриховой код);
• левый верхний угол листка нетрудоспособности (в нем предусмотрено место размером 50 на 50 мм для специального двухмерного кода).

Шаг 2. Проверяем название медицинской организации. Многие работодатели задаются вопросом, принимать ли от работника листок нетрудоспособности, если название медицинской организации поместилось в бланке не полностью? Да, такой больничный нужно принять, поскольку ошибкой это не является. Сокращенное наименование медучреждения должно быть указано врачом в строгом соответствии с количеством ячеек. Если же оно не помещается в отведенные для этого поля, запись должна быть прекращена. Со стороны проверяющих при этом не будет никаких претензий.

Шаг 3. Проверяем чернила, которыми сделаны записи. Проверьте, чтобы все записи были выполнены гелевой, капиллярной или перьевой ручкой черного цвета (а не привычной нам шариковой). Проверяющие из ФСС обязательно обратят свое внимание на это.

Шаг 4. Проверяем записи на наличие исправлений. Посмотрите, чтобы в больничном не было исправлений. Порядок выдачи листков нетрудоспособности3 не разрешает медучреждениям исправлять допущенные ошибки. Медицинская организация обязана выдать новый бланк взамен испорченного. Поэтому, если вы заметили, что врач, например, зачеркнул свою запись, принимать такой больничный, а следовательно, и оплачивать его, нельзя. Вы же в свою очередь можете вносить исправления в раздел «заполняется работодателем» неограниченное количество раз.

Совет
Технические недочеты ошибкой не являются, поэтому, если все записи читаются четко, переоформлять листок нетрудоспособности не нужно. Главное, чтобы в нем не было ошибок, влияющих на размер пособия.

Сергей АФАНАСЬЕВ,
председатель ФСС России:

- Очень часто работодатели берут на себя несвойственные им функции - на свое усмотрение определяют, правильно ли заполнен листок нетрудоспособности медицинской организацией. Например, считают недействительным бланк, если он сложен вдвое и большее количество раз. На самом деле переоформлять его в этом случае не нужно. А если у работодателя возникли какие-либо сомнения относительно листка нетрудоспособности, ему следует обратиться в региональное отделение ФСС России*.

* По данным пресс-конференции «Новый листок нетрудоспособности: проблемы и перспективы» от 2 ноября 2011 г.

Только после того как вы убедились в том, что медицинская организация не допустила ошибок, можно заполнять свою часть бланка. Но будьте внимательны, ведь и здесь проверяющие также могут найти ошибки.

Шаг 1. Проверяем строку «Дата начала работы». Запомните, что вносить в нее записи нужно только в том случае, когда заболевание или травма наступили у работника в период со дня заключения с ним трудового договора до дня его аннулирования. При этом вам нужно указать в листке нетрудоспособности ту дату, с которой сотрудник должен был приступить к работе в соответствии с трудовым договором. Во всех остальных случаях заполнять эти поля не надо.

Пример

ООО «Буран» 1 июля 2011 года заключило с Аничковым В. трудовой договор. По условиям этого договора сотрудник должен был приступить к работе 1 августа 2011 года. Однако 15 июля 2011 года Аничков заболел и выйти на работу в указанный срок не смог. Работодатель аннулировал трудовой договор. Таким образом, в строке «Дата начала работы» должно быть указано 1 августа 2011 года. А ООО «Буран» будет выплачивать сотруднику пособие по нетрудоспособности, начиная с 15 июля и до 1 августа.

Шаг 2. Проверяем подпись руководителя. Самый злободневный вопрос работодателей - что делать, если руководитель компании не может подписать листок нетрудоспособности (например, он находится на больничном, уехал в отпуск, не успевает сделать это в связи с сильной загруженностью и т. д.)? Ответ прост - передать право подписи другому лицу (например, начальнику отдела кадров). Чтобы у сотрудников ФСС России не возникло претензий, вам достаточно издать соответствующий приказ и выдать уполномоченному сотруднику доверенность.

Внимание!
Составьте расчет пособия на отдельном листке и приложите его к больничному, это наглядно подтвердит обоснованность выплаты.

Шаг 3. Проверяем наличие расхождений в кадровых документах. Рассчитывая пособие по временной нетрудоспособности, обязательно проследите, чтобы даты в строке «Причитается пособие за период» совпадали с периодом временной нетрудоспособности, указанной в таблице «Освобождение от работы», которую заполнил врач медицинской организации.

В большинстве организаций нет специальной комиссии (уполномоченного) по социальному страхованию.

Для контроля над правильным начислением пособий в организациях, независимо от форм собственности, образовываются комиссии по социальному страхованию (п. 11 постановления Правительства РФ от 12 февраля 1994 г. № 101 «О Фонде социального страхования Российской Федерации»).

Обнаружив во время проверки, что в организации нет комиссии (уполномоченного) по социальному страхованию, проверяющий при необходимости может предписать работодателю создать ее в соответствии с требованиями пункта 11 указанного постановления Правительства РФ № 101. Однако паниковать не стоит - на практике представители ФСС Росси обращают на это свое внимание не так часто.

Во время проверок представители ФСС чаще всего находят ошибки в расчетах пособия. Чтобы избежать их, учтите следующее.

Шаг 1. Проверяем страховой стаж, в том числе нестраховые периоды. В строке «Страховой стаж» указывают количество полных лет и месяцев работы по трудовому договору, а также периоды государственной гражданской или муниципальной службы4. А в строке «в т.ч. нестраховые периоды» необходимо отразить полные года и месяцы военной и иной службы, предусмотренной Законом РФ от 12 февраля 1993 г. № 4468-1 за период с 1 января 2007 года5.

Пример

Виктор П. служил в Вооруженных силах РФ с 15 февраля 2005 года по 30 апреля 2009 года. Поэтому, заполняя поля «в т.ч. нестраховые периоды», следует указать срок в два года и четыре месяца (с 1 января 2007 года по 30 апреля 2009 года).

Шаг 2. Проверяем сумму полагающегося сотруднику пособия. Нужно ли при этом учитывать НДФЛ или нет? Ответ на этот вопрос дал сам фонд в своем письме от 8 сентября 2011 г. № 14-03-14/15-10022. А разобраться в нем вам поможет таблица (см. выше).

Материал подготовила Екатерина Бреева,
заместитель начальника правового отдела
Московского регионального отделения ФСС России

1. Статья подготовлена по материалам вебинара «Готовимся к проверке ФСС в связи с правилами заполнения нового бланка больничного», прошедшего 7 февраля 2012 года на www.kdelo.ru (скачать презентацию вебинара и посмотреть запись можно на kdelo.ru/webinar).

2. Пункт 4 ч. 1 ст. 4.2 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством».

3. Утвержден приказом Минздравсоцразвития России от 29 июня 2011 г. № 624н.

4. Порядок исчисления страхового стажа определен ст. 16 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством».

5. Подробнее об этом мы рассказывали в № 10, 2011. Номер доступен подписчикам электронного журнала на сайте e.kdelo.ru.